Фахівець із закупівель

Місце роботи: м. Харків/Миколаїв
Дата початку: листопад-грудень 2025  року
Термін дії контракту: 3-місячний випробувальний термін з можливим подовженням у разі наявності фінансування

«Людина в біді» активно працює здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з того часу, гуманітарні програми швидко розширюються. У цей час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.
PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття

Опис загальних обов'язків
Загальна інформація про роль співробітника 
 Під загальним наглядом Провідного фахівця відділу закупівель фахівець  із закупівель відповідає за ефективне надання послуг із закупівель з метою досягнення найкращого співвідношення ціни та якості, а також своєчасного та якісного обслуговування програм та бенефіціарів місії «Людина в біді» (PIN) в Україні. 
Фахівець  із закупівель із закупівель забезпечує вирішення широкого спектру складних питань, пов’язаних із закупівлями та ланцюгами поставок, сприяючи спільному, орієнтованому на клієнта, якісному та результативному підходу. Основні результати впливають на загальну ефективність місії у сфері управління закупівлями та на успішну реалізацію програм.
Опис загальних обов'язків  
Фахівець із закупівель відповідає за організацію та проведення всіх етапів процесу закупівель у відповідності до політик та процедур організації. Забезпечує прозорість та ефективність закупівель, веде належну комунікацію із внутрішніми відділами та зовнішніми постачальниками, а також підтримує належний документообіг і архівування. 

Внутрішні відносини: 

• Тісна співпраця з Провідним фахівцем із закупівель для дотримання правил закупівель. 
• Взаємодія з Програмними менеджерами та керівниками проєктів для збору інформації про потреби у закупівлях. 
• Координація з Відділом логістики щодо планування поставок. 
• Співпраця з Фінансовим департаментом щодо оплати рахунків. 

Зовнішні відносини: 

• Пошук та комунікація з постачальниками на місцевому та національному рівнях. 
• Проведення переговорів, організація тендерів, підготовка контрактів. 
• Забезпечення прозорих відносин із постачальниками та контроль їх належної реєстрації. 

Характерні обов'язки та відповідальність:

• Ідентифікація потенційних постачальників на місцевому та національному рівнях. 
• Координація закупівель з відповідальними особами (Програмними менеджерами, керівниками проєктів). 
• Комунікація з постачальниками протягом усього процесу закупівлі (тендери, переговори, контракти, поставки, оплати, фінальна оцінка). 
• Забезпечення своєчасного планування та організації поставок у координації з координатором складу. 
• Підготовка, перевірка та архівування тендерної документації в ELO та у фізичному архіві. 
• Збір запитів на закупівлі та створення нових тендерних папок. 
• Організація та проведення відкриття пропозицій, підготовка відповідних звітів. 
• Оцінка тендерних пропозицій, підготовка форм та звітів з оцінювання. 
• Координація оплат постачальникам з фінансовим департаментом. 
• Підтримка бази даних постачальників, перевірка реєстраційних документів та чорних списків. 
• Управління відносинами з постачальниками: Розвиток і підтримка довгострокових партнерських відносин із ключовими постачальниками для підвищення ефективності закупівель та забезпечення надійності постачань. 
• Щотижневе звітування про виконані та заплановані заходи. 
• Звітування про проблемні питання Провідному фахівцю із закупівель.
• Працівник зобов’язаний виконувати вимоги Політики стосовно місцевого персоналу та Правил внутрішнього трудового розпорядку, додержуватись інструкцій з безпеки, протипожежної безпеки, та інших обов’язкових інструкцій та процедур, що стосуються його роботи. 
• Роботодавець має право давати працівнику також інші завдання в межах його повноважень та спеціалізації. У випадку термінової роботи та виробничої необхідності  
• У випадку великої кількості різних завдань, що мають бути виконані Працівником у той самий час, Працівник повинен виконувати в першу чергу найбільш термінові та важливі завдання. 

Необхідний досвід та кваліфікація:

• Як мінімум 2–3 роки професійного досвіду у сфері закупівель, постачання або логістики, бажано в гуманітарних чи розвиткувальних організаціях.
• Управління процесами закупівель товарів, робіт і послуг відповідно до внутрішніх політик та вимог донорів;
• Підготовка та оцінка тендерів, комерційних пропозицій і договорів;
• Проведення аналізу ринку та оцінки діяльності постачальників;
• Координація з фінансовими, логістичними та програмними відділами для забезпечення своєчасного постачання та оплати;
• Використання електронних платформ закупівель та баз постачальників (наприклад, Zakupivli.pro, Вчасно, YouControl).
• Бажано досвід у сфері будівництва, водопостачання, санітарії та гігієни (WASH) або інфраструктурних закупівель.
• Рівень англійської: середній (Intermediate)
• Знання принципів і процедур закупівель, а також вимог донорів (зокрема ECHO, USAID);
• Володіння навичками підготовки закупівельної документації, тендерних досьє, оцінки пропозицій та укладання контрактів;
• Досвід роботи з цифровими інструментами закупівель і платформами перевірки постачальників (Zakupivli.pro, Вчасно, YouControl);
• Глибоке розуміння управління ланцюгом постачання, аналізу ринку та взаємодії з постачальниками;
• Добре володіння програмами Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, SharePoint);
• Сильні аналітичні та переговорні навички, уважність до деталей;
• Здатність одночасно обробляти кілька запитів на закупівлі та дотримуватись жорстких строків у стресових умовах.
• Уважність до деталей: забезпечувати точність і повноту закупівельної документації, дотримання внутрішніх і донорських вимог;
• Планування та організація: ефективно керувати кількома завданнями, визначати пріоритети та дотримуватися термінів у стресових умовах;
• Комунікація та співпраця: підтримувати ефективну взаємодію з колегами, постачальниками та іншими відділами для безперебійного процесу закупівель;
• Вирішення проблем і ініціативність: своєчасно виявляти проблеми та пропонувати практичні рішення у межах процедур організації;
• Командна робота: працювати узгоджено й з повагою до членів команди в різних відділах і локаціях.

Ми пропонуємо:

• Конкурентну заробітну плату за шкалою заробітної плати PIN у розмірі  1151 (до стягнення податків) на випробувальному терміні + 5% після випробувального терміну;
• Позитивне робоче середовище у налагодженій та зростаючій гуманітарній організації;
• Відшкодування витрат на проїзд між офісами та районами роботи;
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів зі збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних днів відпустки.

Процедура подання заявки:
Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтверджені кандидатури на посаду.
Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.

Подати заявку: https://robota.ua/company0/vacancy10844196, https://robota.ua/company0/vacancy10844201