Старший фахівець з грантів та звітності

Місце роботи: Київ
Дата початку: Січень — Лютий 2024 року
Тривалість контракту: 12 місяців (включно з 3-місячним випробувальним терміном), з можливістю поновлення у разі подальшого доступного фінансування.

"Людина в біді" (People in Need, PIN) в Україні

People in Need  працює в Україні з початку серпня 2014 року. Наразі PIN є однією з найбільших гуманітарних організацій в Україні, яка реагує на нещодавню військову ескалацію, надаючи гуманітарну допомогу постраждалим від конфлікту людям по всій Україні. Починаючи з 2014 року, PIN реалізував заходи з надання екстреної продовольчої та грошової допомоги, нефінансової допомоги, житла, захисту, засобів до існування, підтримавши 3 мільйони вразливих ВПО, репатріантів та приймаючих громад у міській та сільській місцевості. Після ескалації конфлікту в лютому 2022 року PIN розширив масштаби своєї діяльності з 2 областей до 23 з 24 областей України, збільшивши кількість партнерів, співробітників, офісів і бюджетів.

Загальна інформація про роль співробітника

Під загальним керівництвом Менеджера з питань грантів та звітності, Старший спеціаліст з питань грантів та звітності, підтримує відділ у підтримці інструментів та бази даних з питань грантів та звітності, оцінці можливостей фінансування та картування донорів, розробці проєктних пропозицій та звітів для донорів, а також надає підтримку у керівництві та підвищенні кваліфікації персоналу програми у відповідних процесах.

Основні обов'язки та відповідальність

Звітність та управління грантами

• підтримувати процес підтримки інструментів управління грантами та контролювати їх використання відповідними відділами для забезпечення точного відстеження оглядів донорів та проєктів, реалізації, прогресу та своєчасного сповіщення про потенційні виклики/перешкоди;
• відстежувати та забезпечувати дотримання термінів донорської та внутрішньої звітності, а також підтримувати відділ у підготовці звітів;
• допомагати у зборі, перевірці та редагуванні донорських та внутрішніх звітів, забезпечувати контроль якості та дотримання вимог донорської звітності;
• нагадувати відповідним співробітникам про терміни подання звітності та діяти як координатор зі збору, перевірки, контролю якості та редагування кількісних і якісних донорських, внутрішніх і кластерних звітів, а також внутрішньої звітності;
• підтримувати розробку звітів та пропозицій, забезпечуючи інтеграцію інформації та рекомендацій, наданих попередніми програмами, в тому числі з протоколів зустрічей донорів, PDM та звітів з оцінки, аудитів тощо;
• надання технічної допомоги у підготовці та проведенні тренінгів для персоналу Програми з питань управління грантами та звітності (донорські інструкції та практичні тренінги з управління грантами).

Розробка пропозиції

• під керівництвом Менеджера з грантів та звітності надавати цілеспрямовану підтримку в розробці концептуальних записок та заявок, координуючи, за необхідності, процес розробки з усіма відповідними співробітниками, включаючи забезпечення високої якості розробки логічних схем, цілей та загального дизайну з урахуванням очікувань донорів та власних стандартів якості PIN, а також сприяти розробці описових заявок та бюджетів у цьому процесі;
• надавати технічну допомогу в підготовці та проведенні тренінгів для національних програмних менеджерів/координаторів з розробки заявок.

Обмін інформацією / збір даних

• збір інформації про існуючих донорів розвитку та гуманітарних донорів в Україні, оновлення мапи донорів для Української національної програми;
• допомога/проведення зустрічей з огляду грантів, ведення протоколів зустрічей, пунктів дій та розповсюдження серед відповідного персоналу;
• забезпечення належного архівування всіх даних з управління грантами, включаючи заявки, звіти донорів, комунікацію з донорами та регулярне оновлення SharePoint та ELO (внутрішнього архіву) відповідно до внутрішніх правил;
• допомагати Менеджеру з грантів та звітності у розробці інструментів зовнішньої комунікації, необхідних для візитів/зустрічей/звітів донорів;
• забезпечити наявність копій усієї документації (грантових заявок, звітів, бюджету тощо) для обміну в електронному вигляді з усіма керівниками/координаторами програм;
• забезпечити підтримку в актуальному стані та доступність для використання повних грантових файлів, завантаживши їх в ELO (Система архівації/зберігання документації).

Переклади

• підтримка грантів на переклад та звітних інструментів і документів (з англійської на російську/українську — з російської/української на англійську);
• допомагати Менеджеру з грантів та звітності під час тренінгів з перекладом (з англійської на російську/українську — з російської/української на англійську).

Необхідний досвід та компетенції

• ступінь бакалавра в галузі соціальних наук (наприклад, міжнародні відносини, політологія, соціологія, історія тощо), перевага надається магістерському ступеню;
• мінімум 3-річний досвід роботи в М / НУО або інших організаціях громадянського суспільства, міжнародних організаціях, донорських установах;
• досвід роботи з інституційними донорами, включаючи ECHO, BHA, агентства ООН та інших донорів;
• вільне володіння англійською мовою, відмінні навички письма, редагування та рецензування є обов'язковими;
• добре розуміння українського контексту, гуманітарної ситуації та/або ситуації у сфері розвитку;
• досвідчений користувач програм Microsoft Office, включаючи Excel, Word та Power Point;
• висока організованість, увага до деталей;
• здатність працювати в умовах стислих термінів;
• добре розуміння моніторингу, оцінки, підзвітності та навчання, а також управління бюджетом з метою загального управління грантом;
• продемонстрована здатність виконувати складні завдання та визначати пріоритети для декількох завдань;
• командний гравець із сильними міжособистісними навичками.

Ми пропонуємо: 

• конкурентна заробітна плата за шкалою заробітної плати PIN (1 518 - 1 677 USD GROSS до стягнення податків);
• позитивне робоче середовище у налагодженій та зростаючій гуманітарній організації;
• медичне страхування;
• відшкодування витрат на проїзд між офісами та районами роботи;
• можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів зі збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше;
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних днів відпустки.

Процедура подання заявки.

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв'яжемося лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвердженні кандидатури на посаду. Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.

Відгукнутися на вакансію можна за посиланням