Координатор з фінансових та адміністративних питань для програм

Місце роботи: Київ
Дата початку: жовтень — листопад 2023 року
Тривалість контракту: 12 місяців (4 з яких випробувальний термін)

"Людина в біді" (Pople in Need, PIN) в Україні:

People in Need (PIN) працює в Україні з початку серпня 2014 року. Наразі PIN є однією з найбільших гуманітарних організацій в Україні, яка реагує на нещодавню військову ескалацію, надаючи гуманітарну допомогу постраждалим від конфлікту людям по всій Україні. Починаючи з 2014 року, PIN реалізував заходи з надання екстреної продовольчої та грошової допомоги, нефінансової допомоги, житла, захисту, засобів до існування, підтримавши 3 мільйони вразливих ВПО, репатріантів та приймаючих громад у міській та сільській місцевості. Після ескалації конфлікту в лютому 2022 року PIN розширив масштаби своєї діяльності з 2 областей до 23 з 24 областей України, збільшивши кількість партнерів, співробітників, офісів і бюджетів.

Загальна інформація про роль співробітника:

Під загальним керівництвом Директора з імплементації програм, Координатор з фінансових та адміністративних питань надає підтримку команді з програмної діяльності.

Опис загальних обов'язків:

Внутрішні відносини:
Тісно співпрацюючи з безпосереднім керівником (Директором з імплементації програм) та заступником Директора з імплементації програм, Координатор з фінансових та адміністративних питань підтримує команди регіонів у спільній регулярній діяльності (фінансове планування та аналіз витрат (бюджет у порівнянні з фактичними (BVA)), підготовці до аудиту, проведенні вибіркових перевірок, підтримці у зберіганні документів тощо), а також у виконанні термінових завдань з обмеженим часом на їхнє виконання.
Зовнішні відносини:
З метою моніторингу фінансового стану поточних проєктів співпрацює зі Старшими менеджерами програм з надання надзвичайної допомоги (SAM), менеджерами програм з надання надзвичайної допомоги, іншими розпорядниками бюджетів та відповідними членами команди для отримання інформації, необхідної для прогнозування витрат, включаючи розподіл витрат між проєктами та регіональними офісами, а також для аналізу витрат. Тісно співпрацює з Адміністраторами програм та іншим відповідним персоналом для забезпечення своєчасного архівування всіх програмних документів у належній базі даних (ELO), а також забезпечує дотримання політики та процедур ведення документації.

Характерні обов'язки та відповідальність:

Зі сторони програмної діяльності, у співпраці з регіональними командами раз на два місяці готує фінансовий прогноз для поточних проєктів; для цього отримує та консолідує інформацію про заплановані витрати від менеджерів програм з надання надзвичайної допомоги, інших розпорядників бюджетних коштів (програмних працівників); надає прогноз лінійному менеджеру для затвердження на щомісячній фінансовій нараді;
Допомагає регіональним командам розробляти фінансове планування відповідно до робочих планів;
Проводить регулярний (раз на місяць або за потребою) аналіз запланованих витрат у порівнянні з фактичними витратами (BVA-аналіз). Виявляє значні відхилення та витрати, що не відповідають правилам донорів, та інформує про них лінійного менеджера з метою покращення належного планування та витрачання коштів розпорядниками бюджетів; надає підтримку регіональним командам у розробці заходів щодо пом'якшення наслідків у разі потреби;
Надає лінійному менеджеру загальний огляд фінансової ситуації проєкту (проєктів) за запитом;
Щоденно відстежує витрати в системі (Navision), пов'язані з діяльністю зі спільними закупівлями, веде робочу таблицю програми та надає аналітичні фінансові дані лінійному менеджеру раз на тиждень (або за запитом);
Тісно співпрацює зі старшим адміністратором складів та адміністратором програми для відстеження залишків на складах PIN і допомагає менеджерам програм з надання надзвичайної допомоги у розробці щомісячних планів дистрибуції;
Бере участь у складанні нових бюджетів, як цифрових, так і описових, надаючи підтримку керівнику в отриманні даних у відповідальних осіб щодо запланованої діяльності, пов’язаних з цим витрат, персоналу тощо;
Бере участь у підготовці описової частини бюджету;
Допомагає керівнику у процесі підготовки документів для аудитів, донорських перевірок, відповідей на інші запити; Архівування програмної документації в ELO/зберігання паперових копій;
Відповідно до політики організації, координує передачу програмної документації щомісяця або за необхідності;
Координує роботу з Адміністраторами програм та менеджерами програм з надання надзвичайної допомоги для забезпечення того, щоб папки з проєктною документацією в ELO містили актуальну та повну документацію;
За два місяці до закриття проєкту проводить аудит, щоб переконатися, що вся документація заархівована в ELO, і перевіряє з архіваріусом місії, щоб переконатися, що всі друковані копії належним чином передані;
Тісно співпрацює з відділом дотримання вимог донорів щодо правил архівування та за потреби проводить тренінги з архівування для персоналу програми;
Виконує інші завдання, призначені лінійним керівником у межах компетенції.

Відповідні кандидати на цю посаду повинні мати:

Щонайменше ступінь бакалавра з фінансів, економіки;
Щонайменше 3 роки в НУО;
Попередній досвід роботи у сфері фінансів;
Попередній досвід роботи в гуманітарному секторі вважається сильною перевагою;
Знання в галузі бюджетування, бюджетного аналізу та звітності;
Досвідчений користувач Excel;
Висока організованість, відповідальність, уважність до деталей;
Здатність визначати пріоритети та виконувати кілька завдань у стислі терміни;
Хороші комунікативні навички та soft skills;
Співпраця, орієнтованість на команду;
Відмінні комунікативні навички, включаючи хорошу усну та письмову англійську мову;
Попередній досвід роботи з ключовими інституційними донорами (наприклад, ECHO, ЄС, BHA, FCDO) вважається сильним активом.

Ми пропонуємо:

Конкурентна заробітна плата за шкалою заробітної плати PIN: : 1 813 - 2 003 USD GROSS до стягнення податків (після випробувального періоду, збільшення заробітної плати на 5%);
Позитивне робоче середовище у налагодженій та зростаючій гуманітарній організації;
Медичне страхування;
Відшкодування витрат на проїзд між офісами та районами роботи;
Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів зі збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше;
28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних днів відпустки.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв'яжемося лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвердженні кандидатури на посаду. Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.